Entlassmanagement 2026: Was der neue Rahmenvertrag für Krankenhäuser bedeutet

§ 39 Absatz 1a SGB V verankert einen Anspruch der Versicherten auf ein Entlassmanagement als Teil der Krankenhausbehandlung. Das Krankenhaus ist damit nicht nur für die medizinische Behandlung verantwortlich, sondern auch für die Organisation des Übergangs in die Anschlussversorgung. Der Rahmenvertrag konkretisiert diese Vorgabe: Er beschreibt Aufgaben, Zuständigkeiten, Fristen, Formulare und Kommunikationswege zwischen Krankenhaus, Krankenkassen, Pflegekassen und den weiterbehandelnden Leistungserbringern.

Der Anwendungsbereich umfasst die Versorgung nach vollstationärer und – im vertraglich geregelten Umfang – nach weiteren Krankenhausbehandlungen. Adressat ist immer das Krankenhaus als Organisation, nicht die einzelne Berufsgruppe. Das ist ein wesentlicher Punkt: Die Verantwortung für ein funktionierendes Entlassmanagement lässt sich organisatorisch delegieren, aber nicht auslagern.

Leitend ist ein patientenzentrierter Ansatz. Das Entlassmanagement soll sich am individuellen Versorgungsbedarf orientieren, die Versorgungskontinuität sichern und Versorgungsbrüche vermeiden. Dazu gehört auch, dass Patientinnen und Patienten informiert werden und in die Planung einbezogen sind – einschließlich der erforderlichen Einwilligung in das Entlassmanagement und die damit verbundene Datenverarbeitung.

Ebenso leitend ist der Grundsatz „ambulant vor stationär“: Anschlussversorgung soll, soweit medizinisch und pflegerisch vertretbar, im gewohnten Umfeld erfolgen. Für das Krankenhaus bedeutet das, ambulante Versorgungsoptionen früh mitzudenken, statt sie erst zu prüfen, wenn eine stationäre Anschlusslösung nicht verfügbar ist.

Ein belastbarer Entlassplan übersetzt festgestellten Bedarf in konkrete Schritte. Aus „Patient benötigt pflegerische Unterstützung“ wird eine Kette einzelner Handlungen: Antrag, Genehmigung, Verordnung, Beschaffung, Terminvereinbarung, Übergabe. Jeder dieser Schritte hat einen Adressaten, eine Vorlaufzeit und einen Status – und genau diese drei Informationen fehlen in vielen Häusern in konsolidierter Form.

Der Rahmenvertrag adressiert dabei ein breites Leistungsspektrum. Für das Krankenhaus heißt das: Der Entlassplan ist selten monothematisch. Häufig laufen mehrere Stränge parallel, mit unterschiedlichen Beteiligten und unterschiedlichen Fristen, die alle auf denselben Entlasstermin zulaufen.

Operativ entscheidend ist die Frage, welcher Strang der langsamste ist. Der Entlasstermin wird nicht durch die Summe der Aufgaben bestimmt, sondern durch die kritische Aufgabe mit der längsten Vorlaufzeit – typischerweise eine externe Zusage oder eine Kostenübernahme.

Der Entlassbrief ist das zentrale Dokument des Übergangs. Er ist die Grundlage dafür, dass die weiterbehandelnde Ärztin oder der weiterbehandelnde Arzt ohne Informationsverlust anschließen kann. Der Rahmenvertrag beschreibt hierzu inhaltliche Mindestanforderungen, die in der Praxis erstaunlich häufig unvollständig bleiben – nicht aus fachlichen Gründen, sondern weil der Brief unter Zeitdruck am Entlasstag entsteht.

Inhaltlich geht es um mehr als eine Zusammenfassung des Aufenthalts. Der Entlassbrief muss handlungsfähig machen: Was wurde festgestellt, was wurde getan, was ist ab morgen zu tun, und wen kann man bei Rückfragen erreichen?

Operativ ist der Entlassbrief zugleich ein typischer Engpass. Ist er nicht geschrieben, freigegeben und übermittelt, ist die Entlassung faktisch blockiert – unabhängig davon, dass die medizinische Entscheidung längst getroffen wurde.

Die 14. Änderungsvereinbarung zum Rahmenvertrag Entlassmanagement wurde am 19.11.2025 zwischen GKV-Spitzenverband, KBV und DKG geschlossen und tritt zum 01.04.2026 in Kraft. Der Änderungsumfang ist inhaltlich klar umgrenzt und betrifft die bundeseinheitlichen Antragsformulare für die Rehabilitation.

Konkret regelt die Änderungsvereinbarung, dass die bundeseinheitlichen Antragsformulare (Anlagen 3a und 3b) in der Version 2.0 in der Fassung vom 01.03.2024 bis einschließlich 31.03.2026 Anwendung finden. Ab dem 01.04.2026 sind die Antragsformulare in der Version 3.0 in der Fassung vom 01.04.2026 zu verwenden.

Das klingt zunächst formal, hat aber unmittelbare organisatorische Konsequenzen. Formularwechsel wirken sich auf Vorlagen, Ausdrucke, Formularverzeichnisse im KIS, hinterlegte Dokumentvorlagen, Schnittstellen zu Formularanbietern und interne Arbeitsanweisungen aus. Häuser, die mit eigenen Vorlagen oder eingescannten Formularen arbeiten, müssen diese fristgerecht ablösen – Anträge auf der alten Version können ab dem Stichtag zurückgewiesen werden und verlängern damit genau jene Wartezeiten, die den Entlasstermin bestimmen.

Für die Krankenhaus-IT ist die relevante Frage daher nicht, ob sich der Rahmenvertrag „grundlegend“ ändert, sondern ob der Stichtag im Formular- und Vorlagenmanagement sauber abgebildet ist: alte Version bis 31.03.2026, neue Version ab 01.04.2026, ohne manuelle Zwischenlösungen. Wo Anträge und Statusinformationen elektronisch ausgetauscht werden, sind zusätzlich die beteiligten Fachverfahren und Schnittstellen einzubeziehen; die technischen Grundlagen dafür beschreibt der Beitrag zu HL7, FHIR und ISiK im Krankenhaus.

Digitalisierung hilft im Entlassmanagement nicht dadurch, dass Dokumente elektronisch vorliegen. Sie hilft, wenn der Prozesszustand für alle Beteiligten gleichzeitig sichtbar wird. Ein digitaler Entlassworkflow muss deshalb weniger ein Formularspeicher sein als ein gemeinsames Arbeitsmittel.

Praktisch heißt das: Aufgaben mit Zuständigkeit und Fälligkeit, ein nachvollziehbarer Status je Vorgang, sichtbare Blocker inklusive Wartezeit auf externe Zusagen, und eine Kommunikation, die am Vorgang dokumentiert bleibt statt in Telefonaten zu verschwinden. Erst damit entsteht ein belastbares Bild des erwarteten Entlassungszeitpunkts – abgeleitet aus dem realen Aufgabenstatus statt aus einer früh gesetzten Schätzung.

Ebenso wichtig ist die Einbettung in die bestehende Systemlandschaft. Ein Entlassworkflow, der Patientendaten, Fälle, Diagnosen und Dokumente nicht aus dem KIS übernimmt, erzeugt Doppelerfassung und wird im Alltag umgangen. Sinnvoll ist eine Integration über etablierte Standards, damit die operative Ebene auf denselben Daten arbeitet wie die Systeme, die die Behandlung dokumentieren. Wie ein solcher Ansatz im Detail aussieht, beschreibt der Beitrag zum digitalen Entlassmanagement.

Der Stichtag 01.04.2026 ist ein guter Anlass, das Entlassmanagement nicht nur formal, sondern operativ zu prüfen. Die folgenden Fragen lassen sich in wenigen Gesprächen mit ärztlichem Dienst, Pflege, Sozialdienst, Case Management, Krankenhausapotheke und IT belastbar beantworten.

Als Faustregel gilt: Jede Frage, die nur durch Nachtelefonieren beantwortbar ist, beschreibt einen Prozessschritt ohne verlässliche Transparenz – und damit ein Risiko für den Entlasstermin.